Cuadrar lo que dicen Booking y Airbnb con lo que entra en tu cuenta es la tarea financiera que más tiempo se come en una gestora vacacional. Esta guía explica qué es la conciliación bancaria en alquiler vacacional, por qué los pagos agrupados rompen la forma clásica de conciliar, cómo hacerlo a mano sin perderte y cómo lo automatiza Rentee.
Qué es conciliar en alquiler vacacional
Conciliar es comprobar que cada movimiento de tu banco tiene una explicación: qué reserva o qué gasto es, de qué vivienda y de qué propietario. En la contabilidad de toda la vida suele ser uno a uno: un cobro, una factura. En alquiler vacacional casi nunca es así:
- Una transferencia de Booking puede llevar dentro muchas reservas de viviendas distintas.
- Una reserva puede cobrarse en dos veces (señal y resto) o por canales distintos.
- Un pago puede llegar con descuentos de cancelaciones o ajustes de semanas anteriores.
- Lo que entra en el banco llega ya sin la comisión del canal y, a veces, sin la de la pasarela de pago.
Por eso conviene conciliar empezando por el movimiento del banco: para cada ingreso, qué lo explica, qué viviendas toca y si falta algo. Las reservas te dicen lo que esperabas cobrar; el banco, lo que cobraste de verdad.
Por qué no cuadra: los pagos agrupados y compañía
Booking.com agrupa. Si cobras con los pagos de Booking, la plataforma te transfiere de una vez lo de varias reservas, ya sin su comisión y con la periodicidad que tengas configurada. En el banco ves un único ingreso con una referencia genérica; el desglose por reserva está en la extranet.
Airbnb paga reserva a reserva, normalmente al día siguiente de la llegada del huésped, pero las reservas de un mismo día pueden llegar juntas. Y la comisión que descuenta no siempre coincide con la que tienes configurada.
Tu web y las pasarelas de pago (Stripe, Redsys, PayPal…) liquidan por lotes y sin su comisión. El importe bruto de la reserva no aparece nunca en el banco.
Las cancelaciones y los reembolsos se descuentan en pagos posteriores, a veces de otro mes, sin una referencia clara a la reserva original.
Los gastos también cuentan. Limpieza, lavandería, mantenimiento o suministros salen del banco y hay que asignarlos a una vivienda y, si toca, repercutirlos al propietario.
El resultado son pequeñas diferencias que se acumulan mes a mes y que nadie revisa porque cuadrarlas a mano cuesta más que su importe. Pero son dinero en riesgo: comisiones mal aplicadas, cobros que no llegaron, gastos que nadie repercutió.
Cómo conciliar a mano, paso a paso
Si hoy lo haces con hojas de cálculo, este es el orden que menos errores da:
- Descarga el extracto del banco del periodo, con todos los movimientos.
- Descarga el detalle de pagos de cada canal. En Booking, desde Finanzas en la extranet; en Airbnb, desde el historial de transacciones de la sección de ingresos, que se puede exportar.
- Empareja cada ingreso del banco con su pago del canal por importe y fecha.
- Desglosa cada pago en sus reservas y comprueba que la suma coincide al céntimo con lo que entró.
- Explica cada diferencia: comisión distinta de la esperada, cancelación descontada, ajuste de otro periodo o cobro fuera de la plataforma.
- Asigna cada reserva a su vivienda y a su propietario, y cada gasto a su vivienda y a su proveedor.
- Anota lo que resolviste a mano y por qué, para que tu asesoría (o tú dentro de tres meses) pueda seguir el rastro.
El paso 4 es el que más se complica: si Booking juntó reservas de varias viviendas en un solo pago, el reparto se hace línea a línea. Lo detallamos en cómo conciliar los pagos de Booking en 3 pasos.
Los descuadres más habituales
- Comisión distinta de la configurada. Booking o Airbnb descuentan un porcentaje distinto del que tienes en tu PMS o en tu hoja.
- Pago agrupado mal repartido. El total cuadra, pero una reserva acabó en la vivienda equivocada.
- Cancelación en otro mes. El reembolso se descuenta en un pago posterior y descuadra dos meses a la vez.
- Ingreso sin reserva. Un cobro directo o una transferencia del huésped que no está en el PMS.
- Gasto sin vivienda. Una factura de limpieza o mantenimiento que nadie asignó y que el propietario nunca verá repercutida.
Más casos, y cómo evitarlos, en 7 errores de conciliación bancaria al cerrar el mes.
Cómo lo hace Rentee
Rentee concilia empezando por el banco: cada movimiento responde qué es, qué lo explica, a qué vivienda afecta y si necesita algo de ti.
- Importas el extracto de tu banco (Excel, CSV o Norma 43) y los informes de pagos de Booking y Airbnb, y Rentee lee las reservas de tu PMS (AvaiBook, Icnea o Bookipro de forma nativa; cualquier otro, con su exportación de reservas). No entra en tu banca online ni toca un euro.
- Reparte los pagos agrupados de Booking y Airbnb en sus reservas, al céntimo, y te enseña la suma frente a lo que entró.
- Te explica lo que no cuadra en lenguaje claro: la comisión no es la esperada, falta un importe, el pago incluye reservas de otra fecha.
- Resolver a mano es parte del trabajo, no un parche: lo que no está claro lo confirmas o lo reasignas tú, en la misma pantalla.
- Los gastos se ordenan con reglas: clasificas un gasto, lo guardas como regla y los siguientes iguales se clasifican solos.
- El dashboard te dice cada mañana qué parte de tus movimientos ya cuadra con el banco y cuánto dinero está en riesgo.
Con todo cuadrado, la liquidación de cada propietario sale de datos que ya coinciden con el banco. Y si quieres ver dónde encaja todo esto junto a tu PMS, lo contamos en la guía sobre el PMS y el dinero.
A mano o con Rentee
| A mano (Excel) | Con Rentee | |
|---|---|---|
| Extracto del banco | Copiar y pegar | Lo importas tal cual (Excel, CSV o Norma 43) |
| Pagos agrupados de Booking y Airbnb | Repartir línea a línea | Reparto automático, al céntimo |
| Diferencias | Buscarlas tú | Te dice cuál y por qué |
| Casos raros | Notas sueltas | Los resuelves en la misma pantalla |
| Gastos | Clasificar cada mes | Reglas que guardas al clasificar |
| Estado del mes | No lo sabes hasta acabar | Porcentaje conciliado cada mañana |
Preguntas frecuentes sobre conciliación bancaria en alquiler vacacional
¿Por qué Booking no me dice en el banco qué reservas está pagando?
Porque te transfiere de una vez el total de varias reservas. El concepto bancario es genérico y el desglose por reserva está en la extranet de Booking, no en la transferencia.
¿Cada cuánto paga Booking?
Depende de cómo cobres con Booking y de tu configuración de pagos. Lo habitual es recibir los pagos agrupados de forma semanal o mensual; lo tienes en la sección de Finanzas de tu extranet.
¿Es seguro subir el extracto de mi banco a Rentee?
Sí. Lo descargas tú de tu banca online y lo importas. Rentee solo lee esos movimientos para cruzarlos con tus reservas: no tiene acceso a tu banca online, no ve tus claves y no puede mover dinero.
¿Qué formatos de extracto bancario acepta Rentee?
Excel (.xlsx), CSV y Norma 43, también llamado AEB43 o cuaderno 43: el formato estándar que permiten descargar casi todos los bancos españoles.
¿Qué pasa con las cancelaciones de meses anteriores?
Los ajustes que descuentan Booking o Airbnb se ligan a la reserva original y entran en la siguiente liquidación del propietario, con su explicación. Así no reabres un mes ya cerrado.
¿Reparte también los cobros de mi web o de otros canales?
Hoy Rentee reparte automáticamente los pagos agrupados de Booking y Airbnb. El resto de cobros, como los de tu web o tu TPV, se cruzan con el banco desde la misma pantalla de conciliación y, si hace falta, los resuelves tú.
¿Hay que conciliar también los gastos?
Sí. Si un gasto no tiene vivienda ni propietario asignados, no llega a la liquidación y lo acabas pagando tú. Conciliar los gastos es lo que permite repercutirlos bien.