Cada mes, cada propietario espera lo mismo: saber cuánto han generado sus viviendas, qué se ha descontado y cuánto va a recibir. Una liquidación clara y puntual construye confianza; una con errores la destruye más deprisa que cualquier incidencia con un huésped. Esta guía explica qué debe incluir, qué criterios conviene fijar en el contrato y cómo prepararla sobre números que ya cuadran con el banco.
Qué es la liquidación al propietario
La liquidación es el documento periódico, normalmente mensual, con el que el gestor rinde cuentas al propietario: qué reservas hubo, cuánto se cobró, qué comisiones y gastos se descontaron y cuánto le corresponde.
Cumple tres funciones a la vez:
- Rinde cuentas de lo pactado en el contrato de gestión.
- Sirve de base para la fiscalidad del propietario: su asesoría la usa para declarar los rendimientos de la vivienda.
- Construye confianza. Un propietario que entiende su liquidación no llama para pedir explicaciones, y renueva.
Qué debe incluir una buena liquidación
- Cabecera: gestor, propietario, vivienda o viviendas, periodo y fecha.
- Reservas del periodo: canal, fechas, noches, importe bruto, comisión del canal e importe neto.
- Comisión de gestión según contrato, con la base sobre la que se calcula.
- Gastos repercutidos: limpieza, mantenimiento, suministros… cada uno con su vivienda y su justificante.
- Ajustes: cancelaciones, reembolsos o correcciones de periodos anteriores, explicados.
- Neto a pagar y, cuando se pague, la fecha y la referencia de la transferencia.
- Estado: si está en borrador, cerrada, enviada o pagada. Una liquidación cerrada no debería cambiar.
Los criterios que conviene dejar por escrito
La mayoría de las discusiones con propietarios no vienen de errores de cálculo, sino de criterios que nunca se pactaron por escrito:
- Qué reservas entran en cada mes. Por fecha de salida del huésped o repartiendo cada estancia entre los meses que ocupa. Cualquiera vale si es siempre el mismo; cambiar de criterio entre meses es la forma más rápida de descuadrar.
- Sobre qué se calcula la comisión de gestión: sobre el importe bruto, sobre lo cobrado ya sin la comisión del canal, con o sin la limpieza, o sobre el resultado después de gastos.
- Quién asume la comisión del canal. Muchos contratos la descuentan antes de calcular lo del propietario; otros la dan por incluida en la comisión de gestión. Tiene que estar escrito.
- Qué gastos se repercuten y con qué justificante.
- Cómo se tratan las cancelaciones: en el mes de la reserva original o en el mes en que la plataforma las descuenta.
Los errores que más confianza cuestan
- Liquidar con lo que dice el PMS sin comprobar que el dinero llegó. Si un pago de Booking vino con una reserva de menos, la liquidación promete un dinero que no tienes.
- Repartir mal un pago agrupado y asignar una reserva a la vivienda de otro propietario.
- Mezclar criterios entre propietarios o entre meses.
- Gastos sin justificante, o repercutidos dos veces.
- Enviarla tarde. Cuanto más tarda, más preguntas.
El primero es el más caro, y el más fácil de evitar: liquidar solo sobre lo que ya está conciliado con el banco.
Liquidación no es factura
La liquidación rinde cuentas al propietario, pero no sustituye a la factura del gestor por sus servicios de gestión. Esa factura es un documento aparte, con su IVA (21 %) y sujeto a las normas de facturación, incluida la adaptación a Verifactu cuando te sea obligatoria. Conviene que los importes de una y otra coincidan.
Propietarios que no residen en España
Si un propietario no reside en España, tributa por las rentas de su vivienda en el Impuesto sobre la Renta de No Residentes: en general, un 19 % si reside en la Unión Europea o el Espacio Económico Europeo y un 24 % en el resto de casos. Si a ti te toca retener o no depende de cómo esté montado tu contrato de gestión, así que revísalo con tu asesoría. En cualquier caso, la liquidación debe dejar claro qué se le paga y qué se le descuenta.
Cómo lo hace Rentee
- Sale de datos ya cuadrados: las reservas de tu PMS, los pagos conciliados con el banco y los gastos asignados a cada vivienda. Nada se teclea dos veces.
- Aplica tu comisión de gestión en porcentaje, sobre la base que hayas pactado (bruto, neto, neto más limpieza o resultado), por propietario o por vivienda. La comisión del canal se descuenta antes de calcular lo del propietario.
- Imputa cada mes con el mismo criterio: por fecha de salida o repartiendo la estancia entre los meses que ocupa.
- Liga los ajustes a la reserva original. Si Booking o Airbnb descuentan una cancelación después, entra en la siguiente liquidación con su explicación, sin reabrir el mes cerrado.
- Genera el PDF con el desglose de cada reserva y se lo envía al propietario por email, con un clic o cada mes de forma automática si lo activas.
- Sigue cada liquidación: cerrada, enviada, pagada y verificada. Una vez cerrada, no cambia.
- Tus propietarios la consultan en su portal, con lo que han generado sus viviendas y de dónde sale cada euro.
Lo que Rentee todavía no hace: pagar al propietario. Los pagos automáticos llegarán con un proveedor regulado; hoy cada liquidación queda lista para que la pagues desde tu banco.
Word, plantilla del PMS o Rentee
| Word o Excel | Plantilla del PMS | Rentee | |
|---|---|---|---|
| Sale de datos cuadrados con el banco | No | No | Sí |
| Pagos agrupados repartidos por vivienda | A mano | No | Sí |
| Gastos con su vivienda y su justificante | A mano | Depende del PMS | Sí |
| Ajustes ligados a la reserva original | A mano | No | Sí |
| Envío al propietario | Email a mano | Depende del PMS | Email con el PDF, manual o automático |
| Portal para el propietario | No | Depende del PMS | Sí |
| Pago al propietario | Desde tu banco | Desde tu banco | Desde tu banco; automático, próximamente |
Preguntas frecuentes sobre la liquidación a propietarios
¿Cada cuánto se liquida al propietario?
Lo habitual es una vez al mes, en los primeros días del mes siguiente. Liquidar más a menudo suele dar más trabajo que valor, salvo con pocos propietarios y viviendas de importe alto. En Rentee eliges la frecuencia de cada propietario: semanal, quincenal o mensual.
¿Las reservas se imputan por fecha de entrada, de salida o de cobro?
Lo más limpio es imputarlas por la fecha de salida del huésped, cuando la estancia ya se ha consumido, o repartir cada estancia entre los meses que ocupa. En Rentee puedes elegir cualquiera de los dos; si repartes la estancia, la limpieza va al mes de la salida.
¿Se le repercute al propietario la comisión de Booking?
Depende del contrato. Muchos la descuentan antes de calcular lo que le corresponde al propietario, y así lo hace Rentee. Lo importante es que el criterio esté por escrito y no cambie.
¿La liquidación sirve como factura?
No. La liquidación rinde cuentas; la factura del gestor por sus servicios de gestión es un documento aparte, con su IVA y sus obligaciones de facturación.
¿Qué hago con un propietario que no reside en España?
Tributa por el Impuesto sobre la Renta de No Residentes por las rentas de su vivienda. Si te corresponde retener depende de tu contrato de gestión: revísalo con tu asesoría y refleja en la liquidación lo que se le paga y lo que se le descuenta.
¿El propietario puede ver sus liquidaciones?
Sí. Con Rentee las recibe por email en PDF y las tiene siempre en su portal, junto con lo que han generado sus viviendas.