Si buscas un software de gestión de alquiler vacacional, lo más probable es que ya tengas uno: tu PMS. Lleva el calendario, sincroniza los canales y ordena las reservas. Pero a fin de mes la pregunta que de verdad importa, ¿cuadra el dinero?, no la contesta. Esta guía separa las dos piezas que necesita un gestor profesional, explica qué debe hacer cada una y cómo encaja Rentee sin que tengas que cambiar de PMS.
Qué es un software de gestión de alquiler vacacional
Bajo ese nombre conviven dos herramientas muy distintas:
- El PMS (AvaiBook, Avantio, Icnea, Bookipro, Hostaway, Lodgify, Smoobu…) gestiona la operativa: calendario, channel manager, precios, huéspedes, check-in y limpiezas.
- La capa financiera gestiona el dinero: cruza lo que dicen las reservas con lo que entra y sale del banco, reparte los pagos agrupados de las plataformas, asigna ingresos y gastos a cada vivienda y prepara la liquidación de cada propietario.
Muchos PMS incluyen informes de ingresos o un extracto para el propietario. Lo que no suelen hacer es comprobar contra el banco que ese dinero ha llegado de verdad y en el importe correcto. Ese hueco es el que acaba tapando una hoja de cálculo.
El problema: tu PMS sabe lo que debería entrar; el banco, lo que entró
Cada canal paga con su propia lógica, y ninguna coincide con la de tu banco:
- Booking.com junta varias reservas en una sola transferencia, con una referencia que no dice cuáles son.
- Airbnb paga reserva a reserva poco después del check-in, pero las de un mismo día pueden llegar juntas.
- Tu web o tu pasarela de pago te ingresa los cobros por lotes y ya sin su comisión.
- Las cancelaciones y los ajustes aparecen semanas después, descontados en otro pago.
A eso se suman los gastos (limpieza, mantenimiento, suministros), que hay que asignar a una vivienda y a un propietario, y una comisión de gestión que puede cambiar de un contrato a otro. El PMS sabe lo que debería haber entrado; el banco sabe lo que entró. Si nadie cruza las dos cosas, lo hace alguien con un Excel, un domingo al mes.
Y lo peor no es el tiempo. Es el dinero que se escapa sin que nadie lo vea: una comisión que no era la pactada, un pago que no llegó, un gasto que se quedó sin repercutir.
Con datos de estudios del sector, en Rentee estimamos que las tareas financieras se llevan unas 3 horas al mes por vivienda cuando se hacen a mano. Con 25 viviendas, más de 70 horas al mes.
Qué debe hacer la capa financiera
Si estás comparando herramientas para esta parte, esta es la lista corta:
- Leer tu banco sin pedirte las claves. Que trabaje con el extracto que descargas de tu banco, sin acceso a tu banca online ni permiso para mover dinero.
- Repartir los pagos agrupados al céntimo. Una transferencia de Booking o Airbnb tiene que acabar repartida en sus reservas, y la suma tiene que coincidir con lo que entró.
- Explicar lo que no cuadra. Una casilla roja no basta: tiene que decirte por qué (una comisión distinta de la pactada, un importe que falta, un pago que no reconoce) y qué hacer.
- Dejarte resolver a mano lo que no está claro. Siempre habrá casos raros. Resolverlos debe llevar segundos y quedar registrado.
- Ordenar ingresos y gastos por vivienda, propietario y proveedor, con reglas para no clasificar dos veces el mismo gasto.
- Preparar la liquidación sobre datos ya cuadrados. Si la liquidación sale de números sin conciliar, el error viaja hasta el propietario.
- Enseñarte qué vivienda te deja dinero: ingresos menos comisiones y gastos, vivienda a vivienda.
- Darle a tu asesoría los datos ya cuadrados, en un formato que pueda abrir, para que no tenga que rehacer nada.
- No obligarte a cambiar de PMS. Tu equipo ya sabe usarlo.
Si una herramienta falla en los puntos 1, 2 o 3, en realidad solo está pasando tu Excel a otra pantalla.
PMS, Excel o capa financiera: quién hace qué
| Tarea | PMS | Excel | Rentee |
|---|---|---|---|
| Reservas, calendario y canales | Sí | No | No: las lee de tu PMS |
| Cruzar el banco con las reservas | Normalmente no | A mano | Sí |
| Repartir los pagos agrupados de Booking y Airbnb | Normalmente no | A mano | Sí |
| Explicar por qué algo no cuadra | No | No | Sí |
| Gastos por vivienda y proveedor | Depende del PMS | A mano | Sí, con reglas |
| Liquidación a propietarios | Plantilla, sin cruzar con el banco | A mano | Sí, sobre datos cuadrados |
| Rentabilidad por vivienda | Depende del PMS | A mano | Sí |
Cómo encaja Rentee: superpoderes financieros para tu PMS
Rentee no es otro PMS. Hace que tu PMS y tu contabilidad trabajen en equipo:
- Lee tus reservas de AvaiBook, Icnea o Bookipro de forma nativa, o de cualquier otro PMS con su exportación de reservas.
- Cruza el extracto de tu banco con esas reservas. El extracto lo importas tú: Rentee no entra en tu banca online ni toca un euro.
- Reparte los pagos agrupados de Booking y Airbnb en sus reservas, al céntimo, con el informe de pagos que descargas de cada plataforma, y te dice en lenguaje claro qué no cuadra y por qué.
- Ordena ingresos y gastos por vivienda, propietario y proveedor. Clasificas un gasto, lo guardas como regla y los siguientes iguales se clasifican solos.
- Prepara la liquidación de cada propietario con el desglose de cada reserva, se la envía por email en PDF y tus propietarios la consultan en su portal. Lo contamos en la guía de liquidación a propietarios.
- Te enseña qué viviendas te dejan dinero y cuáles no, de la primera a la última.
Cada mañana, el dashboard te dice cuánto de lo que se ha movido ya cuadra con el banco, cuánto dinero está en riesgo y qué necesita de ti hoy. Cómo se cuadran los pagos, paso a paso, lo explicamos en la guía de conciliación bancaria.
Lo que Rentee todavía no hace: pagar a propietarios y proveedores. Lo estamos preparando con un proveedor regulado; hoy cada liquidación queda lista para que la pagues desde tu banco.
Y tu asesoría, encantada: cada mes le llega el paquete en Excel con todo ya cuadrado.
Para quién tiene sentido
- Gestores que liquidan a propietarios. En cuanto hay propietarios esperando su liquidación cada mes, un error deja de ser un problema tuyo y pasa a ser un problema de confianza.
- Carteras que ya no caben en una hoja de cálculo. A partir de 10 o 15 viviendas, los pagos agrupados y los gastos se multiplican.
- Gestores con varios canales. Cuantos más canales y pasarelas, más maneras distintas de cobrar hay que cuadrar.
Si gestionas dos o tres viviendas propias y cobras por un solo canal, probablemente te baste con una hoja de cálculo bien hecha.
Cuánto cuesta
Rentee se paga por vivienda y por tramos, sin comisión por reserva y sin permanencia:
| Viviendas | Precio por vivienda y mes (sin IVA) |
|---|---|
| De la 1 a la 15 | 9,90 € |
| De la 16 a la 30 | 8,90 € |
| De la 31 a la 50 | 7,90 € |
| Más de 50 | A medida |
Cada vivienda paga el precio de su tramo: con 20 viviendas, las 15 primeras van a 9,90 € y las 5 siguientes a 8,90 €, en total 193 € al mes. Todos los tramos tienen las mismas funciones, y con el pago anual el precio baja un 17 %. Puedes probarlo 15 días gratis, sin tarjeta.
Preguntas frecuentes sobre el software de gestión de alquiler vacacional
¿Rentee sustituye a mi PMS?
No. Rentee lee las reservas de tu PMS y se encarga del dinero: cruzarlo con el banco, ordenarlo por vivienda y propietario y preparar las liquidaciones. Tu equipo sigue trabajando en su PMS como siempre.
¿Con qué PMS funciona Rentee?
De forma nativa con AvaiBook, Icnea y Bookipro. Con cualquier otro PMS, a través de su exportación de reservas.
¿Tengo que darle a Rentee acceso a mi banco?
No. Descargas el extracto de tu banco y lo importas en Rentee. Rentee no entra en tu banca online, no ve tus claves y no puede mover dinero.
¿Rentee paga a mis propietarios?
Todavía no. Los pagos automáticos a propietarios y proveedores llegarán con un proveedor regulado. Hoy Rentee deja cada liquidación cerrada y lista para que la pagues desde tu banco.
¿Me ayuda con lo que Booking y Airbnb declaran a Hacienda?
Las plataformas informan cada año a Hacienda de lo que han pagado por cada vivienda (DAC7, modelo 238). Si las viviendas están anunciadas en tu cuenta, informan a tu nombre de todo lo cobrado, así que conviene poder demostrar qué parte es de cada propietario. Con las reservas y los cobros cuadrados reserva a reserva, tienes ese detalle a mano. Lo explicamos en Fiscalidad del alquiler vacacional: qué declara Hacienda de ti.
¿Cuánto cuesta Rentee?
9,90 € por vivienda y mes las 15 primeras, 8,90 € de la 16 a la 30 y 7,90 € de la 31 a la 50, sin IVA. A partir de 50 viviendas, precio a medida. 15 días de prueba gratis, sin tarjeta y sin permanencia.